Zmluva o spracúvaní osobných údajov

v súlade s nariadením EPaR EÚ 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Názov: Materská škola

Právna forma: rozpočtová organizácia

Adresa sídla: A. Sládkoviča 10, 082 21 Veľký Šariš

IČO: 37880047

Štatutárny zástupca: PaedDr. Janka Ščerbáková

ďalej len „prevádzkovateľ"

Názov: aSc Applied Software Consultants s.r.o. Adresa sídla: Svoradova 7, 81103 Bratislava

IČO: 31361161

Štatutárny zástupca: Ing. Jan Gottweis, konateľ

ďalej len „sprostredkovateľ"

uzatvárajú  podľa  článku  28  nariadenia   EPaR   EÚ   2016/679   o   ochrane   fyzických   osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „nariadenie EPaR EÚ 2016/679“) túto zmluvu o sprostredkovaní spracúvania osobných údajov v informačných systémoch aScAgenda, aScEduPage, aScRozvrhy vrátane ich rozširujúcich modulov a mobilných aplikácií.

ďalej len „Informačné systémy aSc“

Čl. II

Predmet zmluvy

1. Prevádzkovateľ je podľa článku 4 bodu 7 nariadenia EPaR EÚ  2016/679  prevádzkovateľom spracúvania osobných údajov v Informačných systémoch aSc. Osobné údaje ako aj všetky ostatné dáta zadávané do Informačných systémoch aSc patria prevádzkovateľovi. Sprostredkovateľ v rámci svojej služby poskytovania softwaru  ako služby (SaaS) neprichádza do priameho kontaktu s údajmi. V rámci servisu alebo opravy databáz však môže dôjsť ku kontaktu s osobnými údajmi uloženými prevádzkovateľom.
2. Prevádzkovateľ týmto poveruje sprostredkovateľa spracúvaním osobných údajov v mene. Prevádzkovateľa v Informačných systémoch aSc, ako informačných systémoch školy/ školského zariadenia podľa § 157 zákona č. 245/2008 Z. z. o výchove a  vzdelávaní  (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len zákon č. 245/2008       Z. z.“).
3. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje odo dňa nadobudnutia účinnosti tejto zmluvy.
4. Účelom spracúvania osobných údajov je uchovávanie a údržba Informačných systémov  aSc,  v  ktorých  spracúva  osobné  údaje  prevádzkovateľ  a   ktoré   sú  fyzicky   uložené  na technických prostriedkoch sprostredkovateľa formou SaaS (softvér ako služba).
5. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje, ktoré mu poskytol prevádzkovateľ alebo ich sprostredkovateľ získal v  mene  prevádzkovateľa,  len  počas  dohodnutej  doby, v rozsahu, na účel spracúvania a za podmienok dojednaných s prevádzkovateľom v tejto Zmluve a spôsobom podľa Nariadenia EPaR EÚ 2016/679.

Čl. III

Zoznam osobných údajov a okruh dotknutých osôb

1. Sprostredkovateľ je si vedomý, že obsahom databáz sú osobné údaje z nasledovného zoznamu  osobných   údajov,   tento  zoznam   môže   Prevádzkovateľ  kedykoľvek   rozšíriť o ďalšie položky:
   1. meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, bydlisko, rodič, zákonný zástupca, štátna príslušnosť, národnosť, vyučovací jazyk, zdravotné znevýhodnenie a nadanie, sociálne znevýhodnenie, podporné opatrenia, závery vyšetrení poradenských zariadení, vyučovanie vo väzbe, športová príprava, obrazové a zvukové dokumenty, fotografie a videá,
   2. hodnotenie, študijný odbor, vzdelanie, údaje o skúškach a prijímacích konaniach, dochádzka,
   3. typ zamestnanca, číslo pracovnej zmluvy, úväzok, kariérová pozícia, platová trieda,  typ poberaného dôchodku.
2. Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb na základe poverenia prevádzkovateľa.

Čl. IV

Spôsob výkonu a oprávnenia sprostredkovateľa

1. Sprostredkovateľ vykonáva spracúvanie osobných údajov prostredníctvom Informačných systémov aSc, ktoré sú prevádzkované u prevádzkovateľa, v príslušnej škole/školskom zariadení   a/alebo   v   cloudovom   priestore   (riešenie   Software   ako   Služba,    SaaS)   u renomovaných poskytovateľov hostingu v krajinách EU, prednostne fa. HETZNER AG, 91710 Gunzenhausen, prevádzka podľa ISO 27001:2013.
2. Osobné údaje o dotknutých osobách sa získavajú od zákonných  zástupcov  žiakov  alebo od plnoletých žiakov, od zamestnancov alebo spolupracovníkov.
3. Na spracúvanie osobných údajov vymedzených § 11 (vedenie pedagogickej a ďalšejdokumentácie) a v § 157 ods. 7 (poskytovanie údajov do centrálneho registra) zákona č. 245/2008 Z. z.. sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby.
4. Sprostredkovateľ je oprávnený na pokyn prevádzkovateľa:
   1. kontrolovať konzistentnosť používateľských databáz,
   2. vyhľadávať osobné údaje o dotknutej osobe za účelom ich opravy alebo  zabezpečenia vecnej a časovej logickosti údajov,
   3. zálohovať osobné údaje, a to na technických  prostriedkoch  prevádzkovateľa  alebo na    vlastných    alebo     zmluvných     technických     prostriedkoch  sprostredkovateľa v priestore EU,
   4. spracúvať  osobné  údaje  za  účelom  vytvárania  agregovaných   štatistických   zostáv po dohode s prevádzkovateľom,
   5. blokovať a mazať údaje, ak sú na to splnené podmienky podľa nariadenia.
5. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje dotknutých osôb po dobu trvania účelu spracúvania. Následnú likvidáciu údajov na pokyn prevádzkovateľa zabezpečí v súlade s ustanoveniami nariadenia EPaR EÚ 2016/679. Sprostredkovateľ pri vymazaní údajov postupuje podľa plánu výmazu, ak je tento prevádzkovateľom stanovený.

4. Sprostredkovateľ zabezpečí, že všetky ním určené oprávnené osoby  boli  pred  spracúvaním  osobných  údajov   poučené   o   zásadách   spracúvania   osobných   údajov a o zachovaní mlčanlivosti.

Čl. V

Vyhlásenie prevádzkovateľa

Prevádzkovateľ vyhlasuje, že pri výbere sprostredkovateľa dbal na odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť sprostredkovateľa a  jeho  schopnosť  zaručiť  ochranu  práv dotknutých osôb.

Čl. VI

Podmienky spracúvania osobných údajov

1. Prevádzkovateľ súhlasí, aby sprostredkovateľ spracúval  osobné  údaje  prostredníctvom inej osoby, za splnenia nasledujúcich podmienok:
   1. Sprostredkovateľ môže poveriť spracúvaním osobných údajov ďalšieho sprostredkovateľa iba na základe osobitného písomného súhlasu prevádzkovateľa;  pri zapojení ďalšieho sprostredkovateľa do  vykonávania  osobitných spracovateľských činností v mene prevádzkovateľa je mu povinný uložiť rovnaké povinnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov,
   2. spracúvať osobné údaje len na základe písomných pokynov prevádzkovateľa, sprostredkovateľ môže umožniť prenos osobných údajov tretej strane alebo tretej krajine iba za doloženého pokynu prevádzkovateľa.
   3. vykonať opatrenia na zaistenie úrovne bezpečnosti spracúvania osobných údajov,
   4. poskytnúť súčinnosť prevádzkovateľovi pri zabezpečovaní plnenia povinností bezpečnosti osobných údajov; pri zistení porušenia ochrany osobných údajov je sprostredkovateľ povinný bez zbytočného odkladu o tomto informovať prevádzkovateľa,  aby  bola  dodržaná  lehota  na  oznámenie  dozornému  orgánu  do 72 hodín,
   5. vymazať osobné údaje alebo vrátiť prevádzkovateľovi osobné údaje po ukončení poskytovania služieb týkajúcich sa spracúvania osobných údajov na základe rozhodnutia prevádzkovateľa a vymazať existujúce kópie,
   6. poskytnúť prevádzkovateľovi informácie potrebné na  preukázanie  splnenia povinností a poskytnúť súčinnosť v rámci auditu ochrany osobných údajov a kontroly zo strany prevádzkovateľa alebo audítora, ktorého poveril prevádzkovateľ.

Čl. VII

Ostatné dohodnuté podmienky

1. Sprostredkovateľ postupuje pri spracúvaní osobných údajov v súlade s nariadením EPaR EÚ 2016/679.
2. Sprostredkovateľ je povinný zabezpečiť osobné údaje pred odcudzením, stratou, poškodením, neoprávneným prístupom, zmenou a rozširovaním. Na tento účel prijme primerané technické, organizačné a personálne opatrenia obsiahnuté v bezpečnostnej dokumentácii.
3. Prevádzkovateľ je oprávnený požadovať od sprostredkovateľa preukázanie vykonania všetkých predpísaných bezpečnostných opatrení na ochranu osobných údajov podľa ods.    2 tohto článku.
4. Sprostredkovateľ sa zaväzuje nahradiť prevádzkovateľovi všetky škody,  ktoré mu vzniknú   v súvislosti s nedodržaním tejto zmluvy zo strany sprostredkovateľa ak mu bol preukázaný zlý úmysel.
5. V mene Prevádzkovateľa je zodpovednou osobou určenou na vykonávanie dohodnutých vecných vzťahov a úkonov podľa tejto zmluvy: PaedDr. Janka Ščerbáková. Prípadnú  zmenu prevádzkovateľ bezodkladne oznámi sprostredkovateľovi, následne aj v písomnej forme.
6. V mene sprostredkovateľa je zodpovednou osobou určenou na vykonávanie dohodnutých vecných vzťahov a úkonov podľa tejto zmluvy Mgr. Ján Gottweis, e-mail: ascgdpr@gmail.com. Prípadnú zmenu prevádzkovateľ bezodkladne oznámi sprostredkovateľovi, následne aj v písomnej forme.

Čl. VIII

Záverečné ustanovenia

1. Táto zmluva sa uzatvára na dobu neurčitú.
2. Obe zmluvné strany môžu vypovedať zmluvu aj bez udania dôvodu na základe písomného oznámenia druhej strane a výpovedná lehota je tri mesiace. Výpovedná lehota  začne  plynúť prvý deň nasledujúceho mesiaca po mesiaci, v ktorom bola písomná výpoveď doručená druhej zmluvnej strane.
3. Oprávnené  osoby  sprostredkovateľa   resp.   subdodávateľa,   ktoré   budú   mať   prístup  k osobným údajom sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti o týchto údajoch a to aj po zániku štátnozamestnaneckého    pomeru,    pracovného    pomeru    uzatvoreného     v     súlade so zákonníkom práce resp. v súlade so zákonom o výkone práce vo  verejnom  záujme alebo dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru v súlade so zákonníkom práce.

4. Táto zmluva sa vyhotovuje v dvoch rovnopisoch, po jednej pre každú zmluvnú stranu.
5. Práva a povinnosti neupravené touto zmluvou sa budú riadiť príslušnými ustanoveniami právnych predpismi platnými na území SR.
6. Osoby podľa článku VII. odseku 5 a 6 tejto zmluvy  štandardne  komunikujú  prostredníctvom elektronickej pošty. V prípadoch, keď to vyžaduje zmluva, všeobecne záväzný právny predpis alebo jedna zo zmluvných strán, doručí sa aj listinná podoba požiadavky, súhlasu a pod.
7. Táto zmluva je platná po podpise oboch zmluvných strán a účinná nasledujúci deň po dni zverejnenia.
8. Zmluvné strany sa dohodli, že prípadné spory vyplývajúce z tejto zmluvy budú riešiť predovšetkým vzájomným rokovaním zástupcov zmluvných strán, v  prípade  pretrvávajúcich sporov vzniknutých z tohto zmluvného vzťahu bude na konanie príslušný vecne a miestne príslušný súd SR.
9. Zmeny a doplnenia tejto zmluvy možno uskutočniť len na základe dohody zmluvných strán písomným a očíslovaným dodatkom k zmluve.
10. Zmluvné strany vyhlasujú, že túto zmluvu pred jej podpísaním  prečítali,  že  bola  uzatvorené po vzájomnej dohode, podľa ich slobodnej vôle a nie v tiesni, ani za inak nápadne nevýhodných podmienok.

V Bratislave dňa 24. 05. 2018

.z..a...p..r.e..v..á..d..z.k..o..v..a..t.e..ľ.a..: PaedDr.  Janka Ščerbáková